Az alábbi gyakori buktatók ismerete természetesen még nem jelent garanciát a sikerre, de a bosszantó, és költséges kudarcokat jó eséllyel elkerülhetővé teszi:
1. Az üzleti és a pályázati projekt közötti összhang hiánya:
A meghirdetett pályázatok fényében mindenképpen ajánlott megvizsgálni a vállalkozás saját üzleti projektjének rugalmasságát, alakíthatóságát, de ezt mindig csak egy bizonyos határig, kizárólag az üzleti ráció keretein belül szabad és érdemes megtenni, kerülni kell például a túlzott árbevétel-vállalásokat és egyéb irreális kötelezettségeket, mert az eredeti tervek radikális megváltoztatása az egész projekt sikerét veszélybe sodorhatja.
2. A pályázati konstrukciók változása:
A pályázóknak a beadási határidők pontos betartásán túl alapvető feladata az is, hogy rendszeresen tájékozódjanak, és nemcsak folyamatosan nyomon kövessék az egyes kiírások feltételrendszerében történt változásokat (amelyek akár a meghirdetés után is bekövetkezhetnek) hanem megfelelően reagáljanak is ezekre. Egyes népszerű pályázatoknál pénzt, és sok fáradságot spórolhatnak meg például a vállalkozások azzal, ha a meghirdetett pályázati véghatáridőt megelőző felfüggesztésekről kellő időben tájékozódnak, és ennek megfelelően felgyorsítják, vagy átütemezik a projektjüket.
3. Új pályázati támogatási rendszer:
A legújabb pályázati kiírások és legfrissebb jogszabályok sem fedhetik le (egyelőre) mindenben a támogatási rendszerben alkalmazott új szabályozási környezetet, az új közreműködő-, és döntéshozó szervek, illetve a pályázók viszonyrendszerét. Az ezzel kapcsolatos gyakorlati tapasztalatok jelenleg is sorra épülnek be a központi gyakorlatba, aminek köszönhetően fokozatosan csökkenhet az ellentmondásos esetek száma. A nem teljesen egyértelmű esetek az üzleti lét természetes velejárói, amelyek tisztázása gyakran hosszas procedúrát, időigényes állásfoglalásokat tesz szükségessé.
4. Közbeszerzés:
Fontos tudni, hogy egyes pályázati közreműködői ügyfélszolgálatok tájékoztatásával szemben a pályázók csak akkor kerülnek a Közbeszerzési Törvény hatálya alá, ha ténylegesen támogatást is kapnak. Éppen ezért, amennyiben a támogatás mértéke miatt – vagyis 50 százaléknál magasabb támogatásintenzitás esetén – a pályázóknak közbeszerzési kötelezettsége van, ezt csupán a támogatásról szóló döntést követően kell lefolytatniuk, természetesen a pályázati kiírás egyéb feltételeinek, például a projekt megkezdésére vonatkozó előírásnak a figyelembe vételével.
5. Előzetes helyszíni szemle:
A Közreműködő Szervezet nem minden esetben küld listát a szemlén átvizsgálásra kerülő dokumentumokról. Ennek ellenére a vizsgálat során mégis minden, a pályázati adatlapon feltüntetett adatot ellenőrizhet, és a helyszínen akár a projekt tartalmának alátámasztását is elrendelheti, tehát például a költségvetés, a különböző vállalások, árajánlatok és engedélyek bemutatását is kérheti a helyszínen. A tapasztalatok szerint igen gyakori csapdahelyzetről van szó, amelyre a pályázóknak érdemes tehát előre felkészülniük, és gondosan összekészíteniük minden előírt dokumentumot.
6. Szerződéskötés:
A pályázóknak számolniuk kell azzal, hogy a támogatásról szóló döntés és a szerződés megkötése között akár több hónap is eltelhet. Számításba kell venniük tehát azt a lehetőséget is, hogy akár megfelelően megválasztott áthidaló hitelek igénybe vételére is szükségük lehet a projekt sikeres megvalósításához.
7. Támogatási szerződés vs. pályázati tartalom:
A támogatási szerződést ajánlatos minden esetben alaposan átvizsgálni, mert adminisztrációs tévedés következtében előfordulhatnak eltérések a pályázat tartalmához képest, leggyakrabban például a vállalások mértékére, vagy a forrásösszetételre vonatkozóan.
8. Változás a projektben:
Az üzleti környezet változásaiból fakadóan még a támogatási szerződés megkötése előtt változhatnak a projekt egyes paraméterei, így többek között a költségek és a megvalósításba bevont eszközök listája is. Számítani kell ugyanakkor arra is, hogy a Közreműködő Szervezet a pályázatban eredetileg megadott paraméterekkel fogja megkötni a támogatási szerződést a pályázóval, és a szerződés módosítására pedig már csak ezután biztosít lehetőséget. A vállalkozásoknak a változtatási igényeikkel ezért érdemes előre felkészülniük, hogy a hatályba léptetett szerződés azonnal, késlekedés nélkül módosítható legyen.
9. Cégszerű aláírás:
Az elszámoláshoz a számlamásolatokat és más igazoló dokumentumokat is, mint például a banki kivonatokat, szerződések másolatait a Kedvezményezettnek minden esetben cégszerű aláírással kell hitelesíteni.
10. Projekt Előrehaladási Jelentés:
A leggyakoribb pályázati buktatók egyike, hogy hosszabb megvalósítási idejű projektek esetében, a szerződéskötés elhúzódásakor a dokumentációs kötelezettség részét képező „Projekt Előrehaladási Jelentés” útmutatójának előírásai ellentmondásokat eredményeznek. Az útmutató értelmében ugyanis a Kedvezményezett már a szerződéskötést megelőzően kötelezetté válhat a Jelentés benyújtására, miközben aláírt szerződés híján ilyen irányú kötelezettsége ebben a szakaszban még nem is keletkezhetne. A vállalkozások kellő körültekintéssel az effajta csapdákat is kivédhetik, például jó előkészítéssel megelőzhetik azokat a helyzeteket, amelyek a projekt egy részének, vagy egészének az elhúzódásához vezethetnek, rengeteg adminisztratív terhet és egyébként elkerülhető költségektől óvva meg a cégeket.
Forrás: napi.hu